L’essentiel à connaître sur le désarchivage

L’essentiel à connaître sur le désarchivage

Certes, l’archivage physique des documents est une obligation légale pour toutes les entreprises. Néanmoins, au fil des années, certains de ces archives papier ne sont plus indispensables et encombrent inutilement les locaux. C’est ainsi que désarchiver devient nécessaire pour les entreprises. Qu’est-ce que le désarchivage et pourquoi faut-il le faire ? Qui contacter pour désarchiver ? Un tour d’horizon sur le désarchivage !

Qu’est-ce que le désarchivage ?

Également appelé débarras d’archives, le désarchivage consiste à détruire les dossiers papier qui sont devenus obsolètes (qui ont dépassé la durée de conservation légale) afin de désencombrer les locaux d’une entreprise. Il peut s’agir de contrats divers, de dossiers financiers, de documents juridiques et autres. En effet, certains des documents archivés dans votre entreprise n’y font qu’un bref passage. Au fil du temps, ils ne sont plus d’actualité et occupent inutilement de la place. C’est par exemple le cas pour les garanties pour les biens ou services au consommateur. La durée d’archivage de ces documents commerciaux est seulement de 2 ans. Au bout de ce délai, vous pouvez les détruire.

Comment réaliser un désarchivage ?

Pour désencombrer votre bureau ou vos salles d’archives, le mieux est de faire appel à une entreprise spécialisée dans le débarras de locaux professionnels telle que Archet Services basée à Paris. Pourquoi ? Les documents d’archives en entreprise ont une durée de conservation légale de 2 à 30 ans selon le type de document. Il est donc important de connaître parfaitement les types des dossiers à détruire. C’est pourquoi, la tâche doit être réalisée par un spécialiste du désarchivage. Une autre principale raison de confier le destruction d’archives à un professionnel : la protection de votre entreprise. En effet, les risques de fuite de données sont bien réels. La fuite d’informations confidentielles comme les données personnelles des partenaires, les fiches médicales et les numéros de compte bancaire peuvent nuire l’entreprise. D’où l’importance d’un désarchivage bien encadré et sécurisé. Par ailleurs, il est nécessaire de comprendre et de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). C’est une législation qui encadre la récolte, le traitement et l’utilisation des données personnelles au sein de tous les organismes. Cette réglementation est en vigueur dans tous les pays membres de l’Union européenne depuis 2018. Le manquement à cette législation est sanctionné d’une amende pouvant aller jusqu’à 20 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires de la société.

Pourquoi désarchiver ?

Le désarchivage présente de nombreux avantages pour les entreprises.

Le désarchivage : un geste écologique

Désarchiver, c’est faire un bon geste pour sauver la planète si les opérations sont effectuées de façon écologique. En effet, les archives en papier et en carton sont recyclables à 100 %. Les déchets issus de la destruction sont acheminés vers des centres spécialisés pour être recyclés et transformés en papiers neufs. Le saviez-vous ? Le recyclage d’une tonne de papiers permet d’économiser plus de 7 000 litres d’eau, 4 000 kilowatts d’énergie et de sauver 17 arbres. Se lancer dans un désarchivage écologique, c’est donc contribuer à la protection de la planète et de l’écosystème.

Désarchiver pour gagner en espace

La destruction d’archives permet aussi de gagner de précieux m². Les étagères dans vos salles d’archives peuvent servir à d’autres fins ou accueillir de nouveaux documents. Au vu des prix élevés du mètre carré des locaux professionnels aujourd’hui, le désarchivage présente un intérêt économique certain, d’autant plus qu’il permet d’optimiser les futurs coûts de stockage. Par ailleurs, libérer de l’espace peut contribuer à l’amélioration des conditions de travail.

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